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鹤环〔2018〕99号 关于印发《文件材料归档范围》《文件材料分类方案》及《文书档案保管期限》的通知



时间:2018-08-20  

各县区环保(分 )局、局属各单位:

  为进一步加强我市环保系统文书档案的科学管理和利用,提高文件材料的归档质量,有效地完善档案机制,使档案能够更好地为我局各项工作服务,现对鹤环办〔2013〕3号文件制定的《文件材料归档范围》、《文件材料分类方案》及《文书档案保管期限》的部分内容进行修改,修改后的《文件材料归档范围》、《文件材料分类方案》及《文书档案保管期限》(附后)。局属各单位、两县环保局参照执行。

  2018年8月7日

  文件材料归档范围

  凡是反映本单位、机关工作活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

  一、归档文件材料的范围

  (一)上级机关文件

  1、市委、市政府、市人大、市政协及其所属委局有关环保工作的文件。

  2、上级机关召开的环保工作会议和专业性会议文件。

  3、上级机关转发给本单位需要贯彻执行的文件。

  4、上级机关对本单位干部任免、奖励、处分的决定、通知等。

  (二)本单位文件

  1、本单位党组会、办公会、工作汇报会等会议记录、纪要。

  2、本单位及各部门召开的全市环保工作会议和专题报告会议、领导讲话、会议通知、议程、人员名单、简报、报告等。

  3、本单位党组的请示、报告等。

  4、本单位向各部门所发综合性的报告、通知、请示、批复。

  5、本单位同有关部门联合签发的报告、通知、指示等。

  6、本单位反映工作职能的通讯、简报、信息及相关资料。

  7、本单位的年度工作计划、总结。

  8、本单位及各部门制定的重要工作制度、规定、条例、细则、办法等。

  9、本单位党组和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料(群众来信、来访材料、领导指示和本单位处理群众来信、来访的调查处理报告、函等)

  10、本单位的和本系统批准下级环保的机构设置、合并、撤销、更改名称等文件。

  11、本单位的历史沿革、大事记、年鉴反映本单位(本行业)重要活动、事件的简报、声像、材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和照片、录音、录像等材料。

  12、本单位(包括上报和下批)干部任免、专业技术评定、聘任及奖惩等材料。

  13、本单位人员编制表、党员干部、工作手册、报表等、

  14、本单位同有关单位签订的合同、协议书等。

  15、本单位年度决算材料。

  16、本单位财务审计工作有关的文件材料。

  17、上级机关转发本单位的文件及本单位转发给下级的文件。

  18、本单位财产、档案交接凭证。

  19其它应归档的文件材料。

  (三)下级机关文件

  1、各县区环保(分)局及两站报送的重要的工作计划、报告、总结、请示及上级批复。

  2关于组织机构、人事工作情况的报告、报表。

  二、不归档文件

  1、重复文件(除主办单位归档外、其他单位一律不归档)。

  2、上级机关和同级机关发来的不需要贯彻执行的文件。

  3、上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料。

  4、一般事务性函件(包括其他机关启用印章、索取材料、会议通知、接洽工作等通知)。

  5、无特殊保存价值的信封、一般性文件材料。

  6、下级报送的参考价值不大的简报、情况反应等。

  7、以参考为目的,从各方面收集到的文件材料。

  文件材料分类方案

  依据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和河南省《归档文件整理细则》实施细则的要求,结合我局实际工作,特制定本分类方案。

  一、我单位文书档案采用的是机构交合分类法,即:保管期限,一年度一组织结构。

  我单位内设机构八个,其排列顺序是:党组、办公室、环境影响评价科、自然生态保护科、辐射环境管理科、总量控制科、污染防治科、政策法规科。

  (一)党组

  1、党组会议记录、纪要。

  2、党组召开的一系列有关重大工作、报告。

  3、市委、市政府、市委组织部对本单位领导任命的通知、批复。

  4、省委、省政府、省局、市政府对本单位的干部任免、请示、批复、年度表彰。

  5、其它需要归档的文件材料。

  (二)办公室

  1、办公室会议记录。

  2、各项规章制度、督查信息、环境简报等文件材料。

  3、综合治理有关方面的文件材料。

  4、计划生育方面的有关材料。

  5、环保目标及环保系统目标的协调考评文件材料。

  6、本单位及直属单位组织、人事、机构编制及离退休干部的有关文件材料。

  7、开展全市环保系统岗位培训和继续教育工作文件。

  8、有关会议活动的音像、照片资料。

  9、其它需要归档的文件材料。

  (三)环境影响评价科

  1、国家、省开发建设活动环保管理的政策法规和标准性文件。

  2、全市建设项目的环境管理文件材料。

  3、有关业务工作的音像、照片资料。

  4、其它需要归档的文件材料。

  (四)自然生态科

  1、新建的各类自然保护区审批建设文件。

  2、监督全市生态示范区建设和农业建设的文件。

  3、有关业务工作的音像、照片资料。

  4、其它需要归档的文件材料。

  (五)辐射环境管理科

  1、全市放射物建设项目的环境管理文件材料。

  2、辐射安全许可证发放及对放射物收集、运送、贮存、处置等活动中的污染防治工作文件材料。

  3、全市环境应急处置、防恐应急的文件材料。

  4、有关业务工作的音响、照片资料。

  5、其它需要归档的文件材料。

  (六)总量控制科

  1、全市主要污染物总量减排的文件材料。

  2、全市的环境统计、污染源普查、环境功能区划、环保科技工作、环保专项规划的文件材料。

  3、全市的环保中长期规划和重大经济开发计划的文件。

  4、全市的环保基建投资、综合整治资金及补助经费的管理、财务检查、审计等文件材料。

  5、全市循环经济、清洁生产等文件。

  6、有关业务工作的音像、照片资料。

  7、其它需要归档的文件材料。

  (七)污染防治科

  1、全市大气、水体、土壤、噪声、饮用水水源地、固体废物、持久性有机物、机动车、挥发性有机物、化学品等污染防治政策、规划等环境管理规章制度文件。

  2、危险废物经营、跨行政区转移许可及作为原料的固体废物进口许可审查或预审的文件材料。

  3、机动车污染防治和贯彻落实油品监管方面的文件。

  4、有关业务工作的音像、照片资料。

  5、其它需要归档的文件材料。

  (八)政策法规科

  1、以政府名义发布的环境保护政策、规章制度、环境保护依法行政、行政执法方面的规定文件。

  2、环境保护执法检查、行政处罚、行政复议、行政赔偿等文件材料。

  3、全市环境信访案件的调查、处理情况、结案报告等材料。

  4、承担环境保护新闻审核、发布工作,开展环保宣传教育系列活动的报道文件、信息、简报等材料。

  5、有关业务工作的音像、照片资料。

  6、其它需要归档的文件材料。

鹤壁市环境保护局文书档案保管期限表

 

顺序号

名   称

期限

 

一、上级机关

 

1

省委、省政府、市政府、下发的属于本单位要执行的文件

 

1)省委、贯彻省政府对我市环保机关下发的指示、批复、批示、通知、通报

永久

2)上级机关普发的需要贯彻、执行的有关方针、政策性的文件

30

3)一般性通知、转发性文件

10

2

上级机关对我市环保机关干部任免、奖励处分的决定、通知

永久

3

上级机关或有关领导对我环保机关的调研或检查工作形成的文件

永久

4

上级机关召开工作会议的文件

 

1)印发本机关的文件或本机关领导在会议上的发言

永久

2)会议的通知、报告、领导人讲话、总结、决议、纪要、重要简报、会议代表名单、日程表

30

3)会议的一般性发言稿、简报、讨论文件等

10

顺序号

名    称

期限

 

本级文件

 

5

本机关党组会议记录、纪要、办公室记录、纪要

永久

6

本机关召开的全市环保工作会议、大型的环保世纪行以及各专业会议的会议材料

永久

1)会议通知、记录、人员名单、报告、决议、总结、纪要、领导讲话、重要发言、重要简报

永久

2)会议的一般性简报、典型发言、小组记录等

10

3)会议的经验总结、发言稿、一般性简报、讨论文件等

10

7

 

本机关(含同其他机关联名)签发的决定、命令、规定、通报、通知等文件

 

1)有关方针、政策性的重要问题的文件

永久

2)事务性的通知、批转参考性文件

10

8

本机关向上级机关的工作汇报、报告

永久

9

反映本机关主要职能活动的工作报告、年工作计划、总结

永久

10

各科室工作计划、工作总结

 

1)年度的

30

2)半年的、季度的

10

11

本机关的请示及上级机关的批复、下级的请示与本机关的批复

 

1)方针政策性、重大问题的

永久

2)一般的

30

12

本机关领导在各种会议上的讲话

 

1)重要的

永久

2)一般的

30

13

本机关编制或汇总的统计报表、统计材料

 

1)汇总报表、年报表

永久

2)参阅性统计资料

10

14

本机关机构设置、合并、撤销、更名、启用印章等文件

永久

15

本机关批准下级机构设置、合并、撤销、更名等文件

永久

16

本机关及上级机关批准各县区、下属机构工作人员的任免、晋升工资、奖惩等材料

永久

17

本机关干部、工人录用、转正、定级、评定业务职称、调资、退职退休、离休、抚 、死亡等有关材料

永久

18

本机关人员编制表、党员、团员、干部、工人花名册报表等

永久

19

本机关同有关单位签订的合同、协议书等

永久

20

本机关大事记以及反映本机关重要活动的材料

永久

21

本机关内部行政事务、工作制度、工作条例、文书处理办法等

永久

1)重要的

永久

2)一般的

10

22

本机关基建计划、报告、图纸

 

1)重要的

永久

2)一般的

10

23

本机关的财务年度决算材料

 

1)本机关财务审计工作文件材料

永久

2)本机关财务年度审计材料

永久

3)本机关专项财务审计材料

30

24

本机关编制的及编辑的内部刊物、资料

 

1)环境质量公报、环境年鉴、环境质量年报

永久

2)省、市反映我局重要活动、事件的刊物及鹤壁环境

10

25

各县区、局属二级机构报送的工作报告、总结

 

1)综合性的

30

2)具体业务的

10

26

各县区、局属二级机构报送的年统计表

10

说明

此表仅适用于本市环保机关,各县区、局属二级机构可参照此表制定本单位的文书档案保管期限

 

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